Är du en person med hög servicekänsla? Vill du vara den som skapar goda förutsättningar för högsta ledningens arbete? I så fall kan det vara dig vi söker.
Vad bidrar du med i arbetet hos oss?
I rollen som GD-sekreterare kommer du ge stöd och service till primärt generaldirektören och överdirektören genom planering och koordinering av mötesverksamhet (t.ex. styrelsemöten, ledningsgruppsmöten, föredragningar och externa besök). I rollen ingår även i viss utsträckning att stödja andra centrala ledningsfunktioner på myndigheten.
I arbetsuppgifterna ingår daglig service, till exempel administration av kalendrar, telefonkontakter, korrespondens, reseadministration men också sammanställning av underlag inför beredning av beslut och remisser. Du kommer också vara besöksmottagare vid nationella och internationella besök.
Har du den kompetensprofil vi behöver?
Krav
För den här rollen ser vi att du har en relevant utbildningsbakgrund på minst gymnasienivå. Du behöver ha flerårig erfarenhet av arbete i en roll som sekreterare till högsta ledningen i en liknande organisation. Eftersom det ingår kontakter med såväl chefer och medarbetare på FOI, som nationella och internationella besökare, behöver du ha en god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska och engelska. Du är en van användare med goda kunskaper i MS Office paketet.
Meriterande
Om du har liknande erfarenhet från offentlig verksamhet, i första hand statlig myndighet, ser vi det som meriterande. Det är också en fördel om du arbetat i något ekonomisystem.
För att trivas och göra ett bra arbete behöver du vara utåtriktad, vara bra på att samarbeta och ha en hög servicekänsla. Du har förmågan att med helhetssyn och ett strukturerat arbetssätt ligga steget före och identifiera vad som behöver göras. Du är lyhörd och anpassningsbar när förutsättningarna ändras och nya situationer dyker upp. Du förväntas inom givna ramar, självständigt fatta egna beslut och delta i arbetet med att utveckla processer och metoder för myndighetsledningens stödorganisation.
Rollen kräver en utåtriktad person med hög servicekänsla. Då vår myndighet befinner sig i en expansiv fas är det av stor vikt att du har vana att hantera många olika arbetsuppgifter samtidigt och kan hantera ett högt tempo.
Avslutningsvis är personlig mognad, omdöme och integritet viktiga egenskaper i den här rollen och du behöver vara beredd på att hantera sekretesskyddade handlingar.
Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper vid urvalsprocessen.
Vad erbjuder vi dig?
På FOI får du möjlighet att arbeta med frågor som är viktiga för både totalförsvaret och hela samhället. Tillsammans med andra får du möjlighet att skapa nya infallsvinklar och lösningar på komplexa frågor och se resultaten förverkligas hos våra uppdragsgivare. Din expertis bidrar till att viktiga samhällsfunktioner som exempelvis Försvarsmakten och Myndigheten för samhällsskydd och beredskap blir effektivare, kunnigare och starkare inom sina respektive områden.
Du kommer att ingå i GD ledningsstöd. Tjänsten är en tillsvidareanställning med placering i Kista, som kan inledas med sex månaders provanställning.
Vi arbetar medvetet för en hållbar och inkluderande arbetsmiljö med en bra balans mellan arbete och privatliv. Utöver detta erbjuder vi en rad förmåner. Läs mer om hur det är att jobba hos oss: https://www.foi.se/jobba-hos-oss.html
Vill du vara med och söka svaren för en säkrare värld?
Välkommen med din ansökan i form av CV och personligt brev via ansökningsknappen senast den 13 april 2025
För mer information om tjänsten är du välkommen att kontakta senior rådgivare Niclas Karlsson. Fackliga företrädare är David Sundell (Saco-s) Magnus Lindström (OFR/S-ST) Samtliga nås på 08-555 030 00.
Referensnummer:
2025-228
Län:
Anställningstyp:
Tillsvidareanställning
Anställningsgrad:
Heltid
Arbetstider:
Dag
Sista ansökningsdag:
2025-04-13
Tillträde:
Enligt överenskommelse
Arbetsplats/placeringsort:
Stockholm / Kista
Kontaktpersoner:
Niclas Karlsson
Adress:
Gullfossgatan 6 16490 Stockholm
FOI GD
FOI, Totalförsvarets forskningsinstitut, är ett av Europas främsta institut för tillämpad forskning inom försvar och säkerhet. FOI är en myndighet under Försvarsdepartementet och vi har till uppgift att bedriva forskning, metod- och teknikutveckling samt utredningsarbete för totalförsvaret och till stöd för nedrustning, icke-spridning och internationell säkerhet. Verksamheten bedrivs på uppdrag av i första hand Regeringskansliet, Försvarsmakten, Försvarets materielverk (FMV) och Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB). På FOI är vi cirka 1400 anställda, varav drygt 1000 arbetar direkt med forskning och utveckling. Våra kompetenser spänner över hela fältet från naturvetenskap och teknik till samhälls- och statsvetenskap.
