Vill du vara spindeln i nätet i en verksamhet som aldrig står still? Trivs du med att hålla ordning, skapa struktur och samtidigt vara den som andra kan vända sig till när det behövs? Då kan du vara vår nya sektoradministratör!
Om verksamheten
Sektor Fastighet är en av fem sektorer inom Teknisk förvaltning i Östersunds kommun. Kommunen har drygt 5 000 medarbetare som alla arbetar för att ge Östersunds invånare god samhällsservice.
Teknisk förvaltning levererar tjänster inom bland annat vatten, avlopp, fastigheter, renhållning, gator och parker. Totalt arbetar cirka 650 personer här.
Sektor Fastighet ansvarar för kommunens hela fastighetsbestånd på cirka 500 000 kvm och har drygt 70 medarbetare. Sektorn består av en mindre stab och fyra enheter – Fastighetsförvaltning, Fastighetsdrift 1, Fastighetsdrift 2 och Fastighetsteknik.
Den här tjänsten är placerad på enheten Fastighetsförvaltning. Enheten hanterar administration kring fastigheter, lokaler och boenden – från avtal och fakturor till besiktningar och bostadsanpassningar. Här förmedlas även boenden på uppdrag av övriga förvaltningar.
Ditt nya jobb
Som sektoradministratör i Sektor Fastighet blir du en viktig servicefunktion för alla fyra enheter i sektorn. Rollen har varit vakant under en längre tid, vilket innebär att du både får tydliga arbetsuppgifter och möjlighet att forma arbetet tillsammans med oss.
Vanliga arbetsuppgifter
- Hantera fakturor (förkontering, delegering, intern och extern hantering, utbetalningar).
- Hålla rutiner för levande och stötta vid kontering.
- Vara kontrollfunktion för ramavtal och avtalstrohet.
- Sköta diarieföring och hjälpa kollegor som behöver stöd.
- Ansvara för posthantering (brev och mejl) och vara ersättare för förvaltningen vid behov.
- Hantera inkommande ärenden.
- Ansvara för dokumenthanteringsplanen och se till att den hålls uppdaterad.
- Administrera intranätet.
- Vara den som på plats lånar ut nycklar till entreprenörer och bistår vid kontraktssigneringar.
- Hålla ordning på bland annat semesterlistor, telefonlistor och krispärm.
- Bistå chefer vid nyanställningar och avslut (dator, telefon, ID-kort m.m.).
- Utbilda chefer i Heroma och vara ett stöd i administrativa frågor.
- Vara sekreterare vid större projekt och skriva protokoll.
- Hålla ihop och hålla koll på avtal och upphandlingar Tendsign.
Din kompetens
Krav
- Goda kunskaper i svenska, både skriftligt och muntligt.
- Mycket goda kunskaper i Officepaketet.
- Erfarenhet av administrativa uppgifter likt de beskrivna ovan.
- Arbete på plats på kontoret i Östersund.
Meriterande
- Erfarenhet av arbete i politiskt styrd organisation.
- Erfarenhet av system som Ciceron, Tendsign, Heroma, Momentum, Proceedo, Visma.
- Erfarenhet av diarieföring.
- Erfarenhet från fastighetsbrancen.
Vi söker dig
För att lyckas med rollen behöver du vara en mycket god administratör som gillar ordning och reda, men som också har lätt till att be om hjälp och inte tappar fotfästet när det blir stressigt.
Du är en strukturerad och självgående administratör som planerar, oragniserar och drivet ditt arbete framåt på ett effektivt sätt. Du ser helheten, tar ansvar för dina uppgifter och fattar beslut med hela verksamhetens bästa i åtanke.
Du är noggrann och kvalitetsmedveten, men också kreativ nog att hitta lösningar när det behövs. Du trivs med siffror och har lätt för att förstå ekonomiska underlag. Med god pedagogisk insikt anpassar du ditt sätt att förklara och stötta så att andra förstår.
Som person är du trygg, stabil och serviceinriktad - du samarbetar väl med andra, bidrar till ett positivt klimat och har lätt till skratt även när tempot är högt. Du förstår hur en politisk organisation fungerar och vet att struktur, samarbete och tålamod gör skillnad.
Hos oss får du en central roll i en verksamhet som påverkar vardagen för många. Du får kollegor som stöttar varandra och en arbetsplats där vi uppskattar både struktur och humor. Här kan du göra skillnad genom att bidra med ordning, service och en känsla för detaljer.
Anställningen är en tillsvidareanställning på heltid och placeringen är i Östersund
Under rekryteringsprocessen kan arbetsprov komma att vara aktuellt.
En hälsning från din blivande arbetsgivare
Vi är stolta över vårt uppdrag och glada över den gemenskap vi har i teamet. Nu ser vi fram emot att välkomna en ny kollega som delar vårt engagemang och vår vilja att utveckla både arbetssätt och arbetsglädje.
Välkommen till oss på Sektor Fastighet!
Så går rekryteringen till
Intervjuer kan ske löpande. Vi vill att du bifogar CV och personligt brev i din ansökan. Betyg/intyg behöver inte skickas med. Det ber vi dig komplettera med om det blir aktuellt med en intervju.
Östersunds kommun har före annonsering övervägt val av annonseringskanaler och undanber sig därför samtal från rekryteringsfirmor och annonsförsäljare.
Vad erbjuder vi?
Östersunds kommun erbjuder dig förmåner så som betald semester från första anställningsåret, semesterväxling, friskvårdsbidrag eller friskvårdstimme. Via vår förmånsportal får du ta del av oberoende pensionsrådgivning och en mängd rabatter och erbjudanden. Du kan dessutom få snabbt och professionellt stöd från olika specialister, som till exempel psykologer, jurister och ekonomer, genom tjänsten Personalstöd. Du kan läsa mer om våra förmåner på vår hemsida: https://www.ostersund.se/naringsliv-och-arbete/jobba-hos-oss/sa-har-jobbar-vi/lon-och-formaner.html
Om Teknisk förvaltning
Var med och bygg viktiga samhällsfunktioner både för våra medborgare men också för kommunens verksamheter. Vår verksamhet är väldigt bred. Vi jobbar med allt ifrån parkskötsel, sophantering, återvinning och underhåll av fastigheter till snöröjning, mark- och anläggningsjobb, vattenrening, tillagning av måltider, städ och renhållning.
Upplysningar
Sista ansökningsdag
2025-10-30
